Wenn eine Änderung automatisch ihren Weg findet
Ein Artikelpreis wird in der Warenwirtschaft angepasst. Statt die Änderung anschließend auch im Onlineshop, auf Marktplätzen oder in weiteren Anwendungen einzutragen, wird sie automatisch weitergegeben. Was einfach klingt, setzt voraus, dass die beteiligten Systeme zuverlässig miteinander kommunizieren und Informationen richtig zuordnen können. Denn eine automatische Übertragung allein garantiert noch nicht, dass die richtigen Daten am richtigen Ort ankommen. Entscheidend ist, was zwischen der ursprünglichen Änderung und ihrer Verarbeitung in den anderen Anwendungen passiert.
Was passiert zwischen einer Datenänderung und ihrer Übertragung?
Damit eine Änderung automatisch in anderen Anwendungen ankommt, muss sie nicht nur übertragen, sondern auch richtig verarbeitet werden. Am Beispiel eines aktualisierten Artikelpreises lässt sich der Ablauf verdeutlichen:
- Änderung erkennen: Die Integration stellt fest, dass sich ein Preis in der Warenwirtschaft verändert hat.
- Daten zuordnen: Die Aktualisierung wird dem richtigen Artikel zugeordnet, auch wenn die beteiligten Systeme unterschiedliche Kennungen verwenden.
- Informationen umwandeln: Bei Bedarf werden Feldbezeichnungen, Datenformate oder Werte an die Anforderungen des Zielsystems angepasst.
- Änderung weitergeben: Der aktualisierte Preis wird an die Anwendungen übertragen, die diese Information benötigen.
- Verarbeitung kontrollieren: Die Übertragung wird protokolliert, sodass sich mögliche Fehler erkennen und nachvollziehen lassen.
Welche Schritte tatsächlich erforderlich sind, hängt von den beteiligten Systemen und ihren technischen Möglichkeiten ab.
So entsteht ein geregelter Datenfluss, bei dem Informationen automatisch verarbeitet werden, statt sie in jeder Anwendung erneut eingeben zu müssen.
Vom manuellen Arbeitsschritt zum automatisierten Datenfluss
Nicht jeder manuelle Prozess muss sofort vollständig automatisiert werden. Häufig ist es sinnvoller, mit einem klar abgegrenzten Ablauf zu beginnen. Ein Beispiel ist die Aktualisierung von Kundenadressen aus dem CRM in der Warenwirtschaft. Bevor dieser Prozess automatisiert werden kann, sollten einige Fragen geklärt sein:
- Ausgangssituation: Wo werden Kundenadressen aktuell gepflegt und in welchen Anwendungen müssen sie anschließend aktualisiert werden?
- Zuständigkeiten: Welches System liefert die verbindlichen Adressinformationen?
- Anforderungen: Welche Daten benötigen die einzelnen Anwendungen und welche Unterschiede müssen berücksichtigt werden?
- Ausnahmen: Was soll passieren, wenn Informationen fehlen oder eine Aktualisierung nicht übernommen werden kann?
Auf dieser Grundlage lässt sich ein konkreter Datenfluss definieren, technisch umsetzen und zunächst mit ausgewählten Datensätzen testen.
Funktioniert der Ablauf zuverlässig, können weitere Daten und Anwendungen schrittweise einbezogen werden.
So wird aus einem wiederkehrenden manuellen Arbeitsschritt ein automatisierter Prozess, ohne die gesamte Systemlandschaft auf einmal verändern zu müssen.
Nicht jeder Datenfluss läuft ohne Ausnahmen
Automatisierte Prozesse können viele wiederkehrende Arbeitsschritte übernehmen. Trotzdem gibt es Situationen, in denen eine Übertragung nicht wie vorgesehen funktioniert. Vielleicht fehlt eine Artikelnummer, ein Datensatz enthält ungültige Werte oder das Zielsystem lehnt eine Aktualisierung ab. Entscheidend ist dann, wie mit solchen Ausnahmen umgegangen wird. Statt den gesamten Ablauf zu unterbrechen, können geeignete Integrationslösungen fehlerhafte Datensätze gezielt kennzeichnen und zur Prüfung bereitstellen. Andere, unabhängige Übertragungen können je nach technischer Umsetzung weiterhin verarbeitet werden. Manche Fälle erfordern eine manuelle Entscheidung. Beispielsweise dann, wenn eine Information nicht eindeutig zugeordnet werden kann oder eine fachliche Freigabe notwendig ist. Automatisierung bedeutet deshalb nicht, jeden manuellen Eingriff abzuschaffen, sondern Menschen von wiederkehrenden Aufgaben zu entlasten und ihre Aufmerksamkeit auf tatsächliche Ausnahmen zu lenken.
Fazit: Weniger Routinearbeit durch automatisierte Datenflüsse
Daten müssen nicht in jeder Anwendung erneut eingegeben werden, nur weil mehrere Systeme dieselben Informationen benötigen. Mit automatisierten Datenflüssen lassen sich Änderungen systemübergreifend verarbeiten und manuelle Eingaben reduzieren. Voraussetzung sind klar definierte Abläufe, passende technische Anbindungen und ein sinnvoller Umgang mit Ausnahmen.Dabei geht es nicht darum, sämtliche Arbeitsschritte zu automatisieren. Vielmehr sollen wiederkehrende Aufgaben zuverlässig im Hintergrund ablaufen, während sich Mitarbeitende auf die Fälle konzentrieren können, die tatsächlich ihre Aufmerksamkeit erfordern. Weniger Zeit für doppelte Eingaben. Mehr Zeit für Aufgaben, bei denen Menschen wirklich gebraucht werden.
Häufige Fragen zum automatisierten Datenaustausch
Bei einem einmaligen Datenimport werden Informationen zu einem bestimmten Zeitpunkt übertragen. Eine automatische Synchronisation sorgt dagegen dafür, dass relevante Änderungen auch anschließend regelmäßig oder ereignisbasiert zwischen den beteiligten Anwendungen ausgetauscht werden.
Nicht unbedingt. Ob bestehende Datensätze vollständig übernommen werden müssen oder nur aktuelle beziehungsweise künftig entstehende Änderungen relevant sind, hängt vom jeweiligen Geschäftsprozess ab. Diese Entscheidung sollte vor der technischen Umsetzung getroffen werden.
Dafür kann der bisherige Aufwand für manuelle Eingaben, Kontrollen und Fehlerkorrekturen mit dem Aufwand nach der Automatisierung verglichen werden. Auch die Anzahl erforderlicher manueller Eingriffe und die Fehlerhäufigkeit können wichtige Hinweise liefern.
